黑芝麻:外部信息报送和使用管理制度

外部信息报送和使用管理制度
（于 2025 年 11 月 12 日经第十一届董事会 2025 年第九次临时会议审议通过）
第一章 总则
第一条 为规范南方黑芝麻集团股份有限公司（以下简称“公司”）定期报告、临时报告及重大事项在编制、审议和披露期间公司外部信息使用人的管理，提高信息传递的效率，加强信息保密工作，维护信息披露的公平，确保信息披露的及时性，保护投资者的合法权益，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》（以下简称《证券法》）、《上市公司信息披露管理办法》《深圳证券交易所股票上市规则》等有关法律、法规和《南方黑芝麻集团股份有限公司章程》（以下简称《公司章程》）、《公司信息披露管理制度》和《公司内幕信息知情人登记管理制度》的有关规定，制定本制度。
第二条 本制度所指外部信息使用人，是指公司及其所属企业依据法律法规等要求向外部单位报送的公司内幕信息，该外部单位及其相关人员为公司外部信息使用人。
第三条 本制度所称的信息，是指所有对公司股票交易价格可能产生重大影响的尚未公开的信息，包括但不限于定期报告、临时报告、财务数据、统计数据、正在策划或需要报批的重大事项等。尚未公开是指公司董事会尚未在中国证券监督管理委员会指定上市公司信息披露刊物或者网站上正式公开发布。
第四条 证券投资中心负责公司信息披露对外报送工作。
行政人资管理中心、财税管理中心等有关职能部门、各事业部、子公司负责向各自对口政府主管部门对外信息报送工作，并向证券投资中心报备。
第二章 外部信息报送管理
第五条 公司的董事、高级管理人员应当遵守信息披露内控制度的规定和要求，对公司定期报告、临时报告及重大事项履行必要的传递、审核和披露流程。
第六条 公司的董事、高级管理人员及其他相关涉密人员在定期报告、临时报告编制及公司重大事项筹划期间，负有保密义务。定期报告、临时报告公布前，不得以任何形式、任何途径（包括但不限于业绩说明会、分析师会议、接受投资者调研座谈等方式）向外界或特定人员泄露定期报告、临时报告的内容。

第七条 在公司公开披露年度报告前，公司不得向无法律法规依据的外部单位提前报送年度统计报表等资料。对于外部单位提出的报送年度统计报表等无法律法规依据的要求，公司应当拒绝报送。
第八条 公司相关部门依据法律法规的要求对外报送信息前，应由经办人员填写对外信息报送审批表（附件 1），经部门领导、分管领导审查，财务总监负责财务数据审核，最后由董事会秘书批准后方可对外报送。
第九条 公司或公司各职能部门、各控股子公司及其工作人员依据统计、税收征管等法律、法规的规定向政府有关部门或其他外部单位报送年度统计报表等资料的，或公司在进行申请授信、贷款、融资、商务谈判等事项时因特殊情况确实需要向对方提供公司的未公开重大信息的，公司应当将报送的外部单位和相关人员及其关联人作为内幕信息知情人登记在案备查，具体按照《公司内幕信息知情人登记管理制度》的规定执行。
第十条 公司对外报送信息的有关部门和人员应将报送的公司尚未公开的信息作为内幕信息，书面提醒报送的外部单位及相关人员履行《证券法》等法律、法规所规定的保密义务和禁止内幕交易的义务，由经办人员向相关外部单位及个人提供书面保密提示函（附件 2），并要求对方签署保密承诺函（附件 3），保密承诺函中应当列明接收、使用公司报送信息的人员情况。
第十一条 外部信息使用人签署的保密协议、承诺函及其提供的外部信息使用人相关信息等材料，由公司证券投资中心统一保管，保管期限不少于十年。
第三章 外部信息报送的责任
第十二条 公司依法定程序公告相关信息前，外部单位或个人不得以任何方式泄露其所知悉的公司未公开重大信息，也不得利用所知悉的未公开重大信息买卖公司证券或建议他人买卖公司证券。
第十三条 外部单位或个人在相关文件中不得使用公司报送的未公开重大信息，除非与公司同时披露该信息。

第十四条 外部单位或个人及其工作人员因保密不当致使前述重大信息被披露，应立即通知公司，公司应在第一时间向广西证监局和深圳证券交易所报告，根据要求需公告的，公司应当及时在深圳证券交易所网站和符合中国证监会规定条件的媒体上进行公告。
第十五条 公司各部门、控股子公司及其工作人员应要求接收或使用公司尚未公开信息的外部单位或个人严格遵守上述条款，履行《证券法》等法律、法规所规定的信息保密和避免内幕交易的义务。
第十六条 外部单位或个人应该严守上述条款，如违反本制度及相关规定使用公司报送信息，致使公司遭受经济损失的，公司将依法要求其承担赔偿责任；如利用所获取的未公开重大信息买卖公司证券或建议他人买卖公司证券的，公司应当及时向证券监管机构报告并追究其法律责任，公司将依法收回其所得的收益；如涉嫌犯罪的，应当将案件移送司法机关处理。
第四章 附则
第十七条 本制度的适用范围包括本公司及控股子公司，公司的董事、高级管理人员及其他相关人员，公司对外报送信息涉及的外部单位或个人。
第十八条 本制度未尽事宜,按国家有关法律、行政法规和《公司章程》的规定执行；本制度如与国家日后颁布的法律、行政法规或经合法程序修改后的《公司章程》相抵触，按国家有关法律、行政法规和《公司章程》的规定执行。
第十九条 本制度由公司董事会负责修订并解释。
第二十条 本制度经董事会审议通过之日实施，修改时亦同。
南方黑芝麻集团股份有限公司
董 事 会
2025 年 11 月 12 日
附件 1
对外信息报送审批表
报送信息单位及部门
接收信息单位及部门
报送依据
报送时间
对外报送的信息内容
经办人： 年 月 日
部门领导审核意见
年 月 日
分管领导审核意见
年 月 日
财务总监审核意见
（负责财务数据审核）
年 月 日
董事会秘书审核意见
年 月 日
附件 2
南方黑芝麻集团股份有限公司
保密提示函
尊敬的_______________：
根据我国《证券法》《公司法》《上市公司信息披露管理办法》等有关法律、行政法规、规章、规范性文件和证券监管机构发布的相关监管规则，上市公司未公开披露的信息应属内幕信息，上市公司应当对内幕信息的报送与使用进行严格的管理。
本公司此次提供给贵单位/阁下的_________________________________ 属于未公开披露的内幕信息，现根据证券监管部门的要求，本公司特向贵单位/阁下重点提示如下：
1、贵单位/阁下应当严格控制本公司提供的材料的使用范围和知情人范围，并督促相关信息知情人遵守保密义务和禁止内幕交易的义务。
2、贵单位/阁下以及接收、使用本公司提供的材料的所有相关人员为内幕信息知情人，负有信息保密义务。在本公司依法定程序公告相关信息前，所有内幕信息知情人不得泄露相关材料涉及的信息，也不得利用所知悉的本公司未公开信息买卖本公司证券或建议他人买卖本公司证券。
3、贵单位/阁下及知悉本公司相关未公开信息的人员，在对外提交的或公开披露的文件中不得使用本公司的未公开信息，除非本公司同时公开披露或已经公开披露该信息。
4、贵单位/阁下及知悉本公司相关未公开信息的人员，如因保密不当致使本公司的未公开信息被泄露的，应当立即通知本公司。
5、贵单位/阁下及知悉本公司相关未公开信息的人员，如违规使用本公司提供的未公开信息，致使本公司遭受经济损失的，本公司将依法要求其承担赔偿责任；如利用其所知悉的本公司未公开信息买卖本公司证券或建议他人买卖本公司证券的，本公司将向证券监管机构报告并追究其法律责任，涉嫌构成犯罪的，本公司将移交司法机关处理。

6、按照证券监管部门的要求，本公司须将贵单位/阁下以及知悉本公司相关信息的人员登记备案，以备调查之用。
敬请贵单位/阁下给予积极配合和协助为盼！特此函告。
南方黑芝麻集团股份有限公司
年 月 日
附件 3
南方黑芝麻集团股份有限公司
保密承诺函
南方黑芝麻集团股份有限公司：
现收到你公司报送的以下文件及《保密提示函》：
1、___________________________________________________________
2、___________________________________________________________
本单位接收或使用贵公司报送的上述文件的人员及其信息如下：（请用正楷填写）
序号 姓名 任职单位 岗位或职务 身份证号码 电话号码
1
2
3
4
本单位（或本人）在此郑重声明并承诺如下：
1、本单位（或本人）保证严格控制你公司报送的材料的使用范围和知情人范围。
2、本单位（或本人）以及接收、使用你公司报送的材料的相关人员将严格遵守保密义务。在你公司依法定程序公告相关信息前，本单位（或本人）以及接收、使用你公司报送的材料的相关人员不泄露相关未公开信息，也不利用所知悉的未公开信息买卖你公司证券或建议他人买卖你公司证券。
3、本单位（或本人）及知悉你公司相关未公开信息的人员在对外提交的或公开披露的文件中不使用你公司报送的未公开信息，除非你公司同时公开披露或已经公开披露该信息。
4、本单位（或本人）及知悉你公司相关未公开信息的人员，如因保密不当致使你公司的未公开信息被泄露的，本单位（或本人）将立即通知你公司。

5、本单位（或本人）及知悉你公司相关未公开信息的人员，如发生违法违规行为的，应依法承担相应的法律责任。
特此确认！
承诺人（签字/盖章）：
签署日期： 年 月 日