榕基软件:外部信息使用人管理制度

福建榕基软件股份有限公司外部信息使用人管理制度
福建榕基软件股份有限公司
外部信息使用人管理制度
第一章 总 则
第一条 为加强福建榕基软件股份有限公司（以下简称“公司”）定期报告及重大事项在编制、审议和披露期间的外部信息使用人管理，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》《上市公司信息披露管理办法》《深圳证券交易所股票上市规则》《上市公司监管指引第 5 号——上市公司内幕信息知情人登记管理制度》等相关法律、法规、规范性文件和《福建榕基软件股份有限公司章程》《福建榕基软件股份有限公司信息披露管理制度》《福建榕基软件股份有限公司内幕信息知情人登记管理制度》（以下简称《内幕信息知情人登记管理制度》）等有关规定，结合公司实际，特制定本制度。
第二条 本制度的适用范围包括公司及公司各部门、分公司、全资或控股子公司以及公司的董事、高级管理人员和其他相关人员，公司对外报送信息涉及的外部单位或个人。
第三条 本制度所称“外部信息使用人”是指根据法律法规、规范性文件或其它特殊原因，有权向公司要求报送信息的外部单位或个人，包括但不限于各级政府主管部门、监管机构或者其他外部单位等确因工作需要须知悉相关信息的单位、人员。
第四条 本制度所称“信息”是指尚未在中国证监会指定的信息披露刊物或网站上正式公开的所有对公司股票交易价格可能产生影响的信息，包括但不限于定期报告、临时公告、财务数据、统计数据、正在策划或需要报批的重大事项等。
第五条 对外报送公司信息包括但不限于依照统计、税收征管等法律法规的规定向政府有关部门或其他外部单位报送年度统计报表等资料，或公司在进行申请授信、贷款、融资、商务谈判、申报产品专利项目及申请相关资质等事项时因特殊情况确实需要向对方提供公司未公开重大信息。
第六条 公司对外信息报送实行分级、分类管理。公司董事会是信息对外报送的最高管理机构，公司董事会秘书负责信息对外报送的监管工作，公司证券部负责协助董事会秘书做好信息对外报送的日常管理工作，公司各归口单位或相关人员应按照本制度规定履行信息对外报送程序。
第七条 公司的董事、高级管理人员及其他相关人员应当遵守信息披露相关法律、法规、制度的要求，对公司定期报告、临时报告及重大事项履行必要的传递、审核和披露流程。

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第八条 公司的董事、高级管理人员及其他内幕信息知情人在定期报告编制、公司重大事项筹划期间，负有保密义务。定期报告、临时公告公布前，不得以任何形式、任何途径（包括但不限于业绩说明会、分析师会议、接受投资者调研座谈等）向外界或特定人员泄露定期报告、临时报告的内容。
公司应加强未公开重大信息内部流转过程中的保密工作，对公司、控股股东、实际控制人、董事、高级管理人员以及其他核心人员使用网站、博客、微博、微信等媒体发布信息进行必要的关注和引导，明确未公开重大信息的密级并采取相应保密措施，尽量缩小知情人员范围，防止泄露未公开重大信息。
第二章 外部信息知情人的管理
第九条 公司全体董事、高级管理人员及其他知情人员在公司信息尚未公开披露前，应将信息知情范围控制到最小。
第十条 对于无法律法规依据的外部单位年度统计报表、定期报告及重大事项相关信息等报送要求，公司应拒绝报送。
第十一条 公司依据法律法规的要求应当报送的，应当向接触到公司信息的外部单位相关人员出示认真履行保密义务和防控内幕交易的书面提示，并将报送的外部单位相关人员作为内幕信息知情人登记在案备查，具体按《内幕信息知情人登记管理制度》办理。
第十二条 公司依据法律法规向特定外部信息使用人报送定期报告或重大事项的相关信息的，提供时间不得早于公司业绩快报和公告的披露时间，提供内容不得超过业绩快报和公告的披露内容。
第十三条 公司及子公司相关工作人员在依照法律法规的规定对外报送信息前，应当经公司分管领导、董事会秘书批准后方可对外报送，必要时须经公司总裁/董事长批准。
第三章 外部信息使用的要求
第十四条 公司应将报送的相关未公开信息作为内幕信息，并书面提醒报送的外部单位相关人员履行保密义务。公司在进行商务谈判、银行贷款等特殊情况确实需要向对方提供未公开重大信息事项时，公司应要求对方与公司签署保密协议，保证不对外泄露有关信息，并承诺在有关信息公告前不买卖公司股票。
第十五条 公司各部门、分公司、子公司在依照法律法规的规定对外报送信息前，应当由经办人员以内部办公流程，经所属部门负责人（或分公司、控股子公司的负责人）、公司分管副总裁审核、董事会秘书核准后方可对外报送，必要时须经董事长批准。对外报送信息
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经办人、部门负责人、分管副总裁对报送信息的真实、准确、完整性负责；董事会秘书对报送的合法性负责。
第十六条 外部单位或个人不得泄露依据法律法规报送的本公司未公开重大信息，不得利用所获取的未公开重大信息买卖本公司证券或建议他人买卖本公司证券。
第十七条 外部单位或个人及其工作人员因保密不当致使前述重大信息被泄露，应立即通知公司，公司应在第一时间向深圳证券交易所报告并公告。
第十八条 外部单位或个人在相关文件中不得使用公司报送的未公开重大信息，除非与公司同时披露该信息。
第四章 责任追究机制及处理措施
第十九条 公司各部门及控股子公司应严格执行本制度，同时督促外部单位及/或个人遵守本制度的相关条款。
第二十条 公司内部单位或人员如违反本规定对外报送信息，将视情节轻重予以处罚；外部单位或人员如违反本制度及相关规定使用所知悉的本公司尚未公开的重大信息，致使公司遭受经济损失的，公司将依法要求其承担赔偿责任；如利用所获取的未公开重大信息买卖或建议他人买卖公司股票及其衍生品种的，公司有权依法收回其所得的收益；如涉嫌犯罪的，应当将案件移送司法机关处理。
第二十一条 外部单位或个人因保密不当致使公司重大信息泄露，应立即按照本制度要求通知公司，公司应在获得信息后第一时间向深圳证券交易所报告并公告。
第五章 附 则
第二十二条 本制度未尽事宜，公司应当依照有关法律、行政法规、规范性文件、《上市规则》、深圳证券交易所其他相关规定和《公司章程》的规定执行。
第二十三条 本制度由公司董事会制定、修改并负责解释，自公司董事会审议通过之日起实施。
福建榕基软件股份有限公司
2025 年 10 月