三花智控:境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作制度

浙江三花智能控制股份有限公司 境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作制度
浙江三花智能控制股份有限公司
境外发行证券与上市相关保密和档案管理工作制度
第一条 为保障国家经济安全，保护社会公共利益及浙江三花智能控制股份
有限公司（以下简称“公司”）的利益，维护公司在境外发行证券及上市过程中的信息安全，规范公司在境外发行证券及上市过程中的档案管理，根据《中华人民共和国证券法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》和《关于加强境内企业境外发行证券和上市相关保密和档案管理工作的规定》《境内企业境外发行证券和上市管理试行办法》等有关法律、法规、规范性文件及《浙江三花智能控制股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的规定，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 本制度所称“境外发行证券及上市”，是指公司在中华人民共和国大
陆地区以外的国家和地区发行证券及上市。本制度适用于公司境外发行证券及上市的全过程，包括申请阶段、审核阶段及上市阶段。
第三条 本制度适用于公司及其合并财务报表的境内下属公司或合伙企业。
第四条 在公司境外发行证券及上市过程中，公司以及提供相关证券服务的
证券公司、证券服务机构应当严格贯彻执行有关法律、法规、规范性文件以及本制度的规定和要求，增强保守国家秘密和加强档案管理的法律意识，建立健全保密和档案工作制度，采取必要措施落实保密和档案管理责任，不得泄露国家秘密和国家机关工作秘密，不得损害国家和公共利益。
第五条 在公司境外发行证券及上市过程中，公司向有关证券公司、证券服
务机构和境外监管机构等单位和个人提供或者公开披露的文件、资料和其他物品涉及国家秘密、国家机关工作秘密的，应当依法报有审批权限的主管部门批准，并报同级保密行政管理部门备案后方可对外提供或者公开披露。
公司对所提供或者公开披露的文件、资料和其他物品是否属于国家秘密不明确或者有争议的，应当报有关保密行政管理部门确定。是否属于国家机关工作秘密不明确或者有争议的，应当报有关业务主管部门确定。经有关部门确定不属于涉及国家秘密的，公司可向各证券服务机构和境外监管机构提供或者公开披露；
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如保密行政管理部门确定涉及国家秘密的，公司应按本条前款规定履行批准程序后再行提供或者公开披露。
涉及国家秘密、国家机关工作秘密的文件、资料和其他物品，未经有审批权限的主管部门批准并报同级保密行政管理部门备案，公司一律不得向有关证券公司、证券服务机构和境外监管机构等单位和个人提供或者公开披露。
第六条 在公司境外发行证券及上市过程中，公司向有关证券公司、证券服
务机构和境外监管机构等单位和个人提供或者公开披露后会对国家安全和公共利益造成不利影响的文件、资料，应当按照国家有关规定，严格履行相应程序。
第七条 公司向有关证券公司、证券服务机构提供文件、资料时，应按照国
家相关保密规定处理相关文件、资料，并就执行本制度第四至六条的情况向有关证券公司、证券服务机构提供书面说明。证券公司、证券服务机构应当妥善保存上述书面说明以备查。
第八条 公司经履行相应程序后，向有关证券公司、证券服务机构等提供涉
及国家秘密、国家机关工作秘密或者其他泄露后会对国家安全或者公共利益造成不利影响的文件、资料的，双方应当依照《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规及本规定，签订保密协议，明确有关证券公司、证券服务机构等承担的保密义务和责任。
公司与有关证券公司、证券服务机构已签订的服务协议中关于适用法律以及有关证券公司和、证券服务机构承担保密义务的约定条款与中国有关法律、法规、规范性文件的规定不符的，公司应当及时协商、修改服务协议中的相关约定。
第九条 在公司境外发行证券及上市过程中，提供相关证券服务的证券公司、
证券服务机构在中国大陆境内形成的工作底稿等档案应当存放在境内。需要出境的，按照国家有关规定办理审批手续。
第十条 证券公司、证券服务机构应当遵守我国保密及档案管理的要求，妥
善保管获取的上述文件、资料。存储、处理、传输上述文件、资料的信息系统、信息设备应当符合国家有关规定。证券公司、证券服务机构向境外监管机构和其他相关机构等单位和个人提供、公开披露上述文件、资料的，应当按照本制度有关规定履行相应程序。
第十一条 公司、证券公司、证券服务机构发现国家秘密、国家机关工作秘
密或者其他泄露后会对国家安全或者公共利益造成不利影响的文件、资料已经泄
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露或者可能泄露的，应当立即采取补救措施并及时向有关机关、单位报告。机关、单位接到报告后，应当立即作出处理，并及时向保密行政管理等部门报告。
第十二条 公司向有关证券公司、证券服务机构、境外监管机构等单位和个
人提供会计档案或会计档案复制件的，应当按照国家有关规定履行相应程序。
第十三条 在公司境外发行证券及上市过程中，境外证券监管机构和其他相
关机构要求对公司及/或相关证券公司、证券服务机构（包括境外证券公司和证券服务机构在境内设立的成员机构、代表机构、联营机构、合作机构等关联机构）进行检查或调查取证的，应当通过跨境监管合作机制进行，证监会或有关主管部门依据双多边合作机制提供必要的协助。公司、证券公司和证券服务机构，在配合境外证券监督管理机构或境外有关主管部门检查、调查或为配合检查、调查而提供文件、资料前，应当经证监会或有关主管部门同意。
第十四条 公司应定期对涉及国家秘密、国家安全或者重大利益的保密和档
案管理有关事项进行自查，并可视情况要求对各证券服务机构执行本制度的情况进行检查，各证券服务机构应当予以配合。
前款所称检查，包括现场检查和非现场检查。
第十五条 公司在自查及检查过程中，如发现任何单位、人员、组织有违反
本制度的行为，应当视情节轻重提出相应的整改措施，包括但不限于责令改正、通报批评等。对于公司在自查及检查过程中发现的问题，公司应监督整改工作的进展及实施情况。
对于经公司要求仍拒绝整改的单位、人员或组织，公司可向政府有关主管部门报告。
第十六条 在公司境外发行证券及上市过程中，任何单位、人员、组织违反
《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规、规范性文件的，由政府有关部门依法追究法律责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。
第十七条 本制度未尽事宜，依据国家有关法律、法规、规章、规范性文件、
公司股票上市地上市规则及《公司章程》的规定执行。本制度如与届时有效的法律、法规、规范性文件公司股票上市地上市规则以及《公司章程》等相冲突或不一致时，以届时有效的法律、法规、规范性文件、公司股票上市地上市规则及以及《公司章程》等的规定为准。

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第十八条 本制度由董事会负责制定、解释和修订。
第十九条 本制度自董事会审议通过之日起生效实施。
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二〇二四年十二月