协创数据:股东会议事规则(草案)(H股发行并上市后适用)

协创数据技术股份有限公司
股东会议事规则
（草案）
（H 股发行并上市后适用）
二○二五年九月

目 录

第一章 总则......1
第二章 股东会的职权......1
第三章 公司股东会类型、通知、召集程序......1
第四章 股东会参会资格......5
第五章 股东会提案......8
第六章 股东会的召开......9
第七章 股东会的表决和决议......11
第八章 股东会会议记录及公告......14
第九章 附则......15
第一章 总则
第一条 为促进公司规范运作，提高股东会议事效率，保障股东合法权益，保证大会程序及决议的有效性，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称《公司法》）《中华人民共和国证券法》（以下简称《证券法》）《上市公司股东会规则》《深圳证券交易所创业板股票上市规则》《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第 2 号——创业板上市公司规范运作》《香港联合交易所有限公司证券上市规则》（以下简称“《香港上市规则》”）等相关法律、行政法规、规范性文件，以及《协创数据技术股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的规定，特制定本议事规则。
第二条 公司股东会的召集、召开、表决程序，包括通知、登记、提案的审议、投票、计票、表决结果的宣布、会议决议的形成、会议记录及其签署、公告等，均应当遵守本规则。
第三条 本规则对与会股东、公司全体董事、董事会秘书、股东会指定的工作人员、列席股东会的其他有关人员都具有约束力。
第二章 股东会的职权
第四条 本公司股东会由全体股东组成，是公司的权力机构。
第五条 股东会应当在《公司法》和《公司章程》规定的范围内行使《公司章程》规定的职权。
第三章 公司股东会类型、通知、召集程序
第六条 股东会分为年度股东会和临时股东会。
第七条 年度股东会每年召开一次，应当于上一个会计年度结束后的六个月内举行。公司在上述期限内因故不能召开股东会的,应当报告公司股票上市地证券监管机构并公告（如需）。
第八条 有下列情形之一的，公司在事实发生之日起两个月以内召开临时股东会。
（一）董事人数不足《公司法》规定的法定最低人数，或者少于《公司章程》所定人数的三分之二时；

（二）公司未弥补的亏损达股本总额的三分之一时；
（三）单独或者合计持有本公司有表决权股份总数百分之十（不含投票代理权）以上的股东书面请求时；
（四）董事会认为必要时；
（五）审计委员会提议召开时；
（六）法律、行政法规、部门规章、《香港上市规则》及公司股票上市地其他证券监管规则及《公司章程》规定的其他情形。
前述第（三）项持股股数按股东提出书面要求日计算。
第九条 公司召开股东会，董事会应当在会议召开二十一日以前通知各股东(在计算起始期限时，不包括会议召开当日)；临时股东会应当于会议召开十五日前以公告方式通知各股东。
单独或者合计持有公司百分之一以上股份的股东，可以在股东会召开十日前提出临时提案并书面提交董事会；董事会应当在收到提案后两日内发出股东会补充通知，公告临时提案的内容，并将该临时提案提交股东会审议。但临时提案违反法律、行政法规、《香港上市规则》及公司股票上市地其他证券监管规则或者公司章程的规定，或者不属于股东会职权范围的除外。就股东会补充通知的刊发，如公司股票上市地证券监管规则有特别规定的，在不违反《公司法》《证券法》《管理试行办法》及《上市公司章程指引》的前提下，从其规定。如根据公司股票上市地证券监管规则的规定股东会须因刊发股东会补充通知而延期的，股东会的召开应当按公司股票上市地证券监管规则的规定延期。临时提案的内容应当属于股东会职权范围，并有明确议题和具体决议事项。公司不得提高提出临时提案股东的持股比例。
除前款规定外，召集人在发出股东会通知后，不得修改股东会通知中已列明的提案或者增加新的提案。
股东会不得对通知中未列明的事项及不符合本规则第三十五条规定的提案作出决议。
如根据公司股票上市地证券监管规则的规定股东会须因刊发股东会补充通知而延期的，股东会的召开应当按公司股票上市地证券监管规则的规定延期。
第十条 股东会的通知包括以下内容:
（一）会议的时间，地点和会议期限；

（二）提交会议审议的事项和提案；
（三）以明显的文字说明：全体股东均有权出席股东会，并可以书面委托代理人出席会议和参加表决，该股东代理人不必是公司的股东；
（四）有权出席股东会股东的股权登记日；
（五）会务常设联系人姓名，电话号码；
（六） 网络或其他方式的表决时间及表决程序；
（七）法律、行政法规、部门规章、《香港上市规则》及公司股票上市地其他证券监管规则和本章程等规定的其他要求。
股权登记日与会议日期之间的间隔应当不多于 7 个工作日。股权登记日一旦确认，不得变更。
股东会通知和补充通知中应当充分、完整披露所有提案的全部具体内容，以及为使股东对拟讨论的事项作出合理判断所需的全部资料或解释。
公司应当在股东会通知中明确载明网络或其他方式的表决时间及表决程序。
股东会网络或其他方式投票的开始时间，不得早于现场股东会召开前一日下午 3:00，并不得迟于现场股东会召开当日上午 9:30，其结束时间不得早于现场股东会结束当日下午 3:00。
第十一条 董事会发布召开股东会的会议通知后，无正当理由，股东会不得延期或取消，股东会通知中列明的提案不得取消。一旦出现延期或取消的情形，召集人应在原定召开日前至少二个工作日发布延期通知并说明原因。董事会在延期召开通知中应说明原因并公布延期后的召开日期。
公司延期召开股东会时，不得变更原通知规定的有权出席股东会股东的股权登记日。
第十二条 经全体独立董事过半数同意，独立董事有权向董事会提议召开临时股东会。对独立董事要求召开临时股东会的提议，董事会应当根据法律、行政法规、《香港上市规则》及公司股票上市地其他证券监管规则和《公司章程》的规定，在收到提议后 10 日内提出同意或不同意召开临时股东会的书面反馈意见。
董事会同意召开临时股东会的，应当在作出董事会决议后的 5 日内发出召开股东会的通知；董事会不同意召开临时股东会的，应当说明理由并公告。
第十三条 审计委员会有权向董事会提议召开临时股东会，并应当以书面形式向董事会提出。董事会应当根据法律、行政法规、《香港上市规则》及公司股
票上市地其他证券监管规则和《公司章程》的规定，在收到提议后 10 日内提出同意或不同意召开临时股东会的书面反馈意见。
董事会同意召开临时股东会的，应当在作出董事会决议后的 5 日内发出召开股东会的通知，通知中对原提议的变更，应当征得审计委员会的同意。
董事会不同意召开临时股东会，或者在收到提议后 10 日内未作出书面反馈的，视为董事会不能履行或者不履行召集股东会会议职责，审计委员会可以自行召集和主持。
第十四条 单独或者合计持有公司 10%以上股份的股东向董事会请求召开
临时股东会，应当以书面形式向董事会提出。董事会应当根据法律、行政法规、《香港上市规则》及公司股票上市地其他证券监管规则和《公司章程》的规定，在收到请求后 10 日内提出同意或不同意召开临时股东会的书面反馈意见。
董事会同意召开临时股东会的，应当在作出董事会决议后的 5 日内发出召开股东会的通知，通知中对原请求的变更，应当征得相关股东的同意。
董事会不同意召开临时股东会，或者在收到请求后 10 日内未作出书面反馈的，单独或者合计持有公司 10%以上股份的股东有权以书面形式向审计委员会提议召开临时股东会。
审计委员会同意召开临时股东会的，应在收到请求 5 日内发出召开股东会的通知，通知中对原请求的变更，应当征得相关股东的同意。
审计委员会未在规定期限内发出股东会通知的，视为审计委员会不召集和主持股东会，连续 90 日以上单独或者合计持有公司 10%以上股份的股东可以自行召集和主持。
审计委员会或股东决定自行召集股东会的，应当书面通知董事会，同时向公司股票上市地证券交易所备案。
在股东会决议公告前，召集股东持股比例不得低于 10%。
审计委员会和召集股东应在发出股东会通知及发布股东会决议公告时，向公司股票上市地证券交易所提交有关证明材料。
第十五条 对于审计委员会或股东自行召集的股东会，董事会和董事会秘书应予配合。董事会应当提供股权登记日的股东名册。董事会未提供股东名册的，召集人可以持召集股东会通知的相关公告，向证券登记结算机构申请获取。召集人所获取的股东名册不得用于除召开股东会以外的其他用途。

第十六条 审计委员会或股东自行召集的股东会，会议所必需的费用由公司承担。
第十七条 董事会根据股东会召开前登记出席会议的股东人数，计算拟出席会议的股东所代表的有表决权的股份数。
第十八条 股东会的审议事项必须以书面文件形式，在股东会召开前准备完成，做到出席会议的股东或代表每人一份。
第十九条 董事会应制作股东会登记册供出席会议的股东签名。登记册载明参加会议人员姓名(或单位名称)、身份证号码、住所地址、持有或者代表有表决权的股份数额、被代理人姓名(或单位名称)等事项。
第二十条 公司应当在公司住所地或《公司章程》规定的地点召开股东会。股东会除设置会场以现场会议形式召开外，还可以同时采用电子通信方式召开。公司还将根据公司股票上市地证券监管规则规定提供网络或其他方式为股东参加股东会提供便利。股东通过上述方式参加股东会的，视为出席。
第二十一条 董事会人数不足《公司法》规定的法定最低人数，或者少于《公司章程》规定人数的三分之二，或者公司未弥补亏损额达到（实收）股本总额的三分之一，董事会未在规定期限内召集临时股东会的，审计委员会或者股东可以按照本规则规定的程序自行召集临时股东会。
第四章 股东会参会资格
第二十二条 公司董事会在股东会的召开通知中决定某一日为出席股东会的股权登记日，股权登记日结束时的在册股东有权参加公司股东会。
第二十三条 为便于会议准备和核查股东身份，董事会（或其他股东会召集人）有权自行确定股东会的会前登记程序并公告，准备出席会议的股东应该自觉遵守该登记程序，按股东会召集人指定的时间、地点、方式进行会前登记。
未进行会前登记，不影响股东出席会议并行使表决权。
第二十四条 公司董事会将委派专门会务人员在股东会会场进行现场股东登记并统计出席会议股东（含代理人）人数和表决权数，登记和统计工作截止到股东会召开之时。
股东（含代理人）应该在股东会通知中规定的股东会召开时间之前进入会场，并在会务人员处办理现场登记和确认手续。

股东会会议召开以后迟到的股东（含代理人）可以列席该次股东会，但不再享有表决权。
第二十五条 公司应在保证股东会合法、有效的前提下，通过各种方式和途径，包括提供网络形式的投票平台等现代信息技术手段，扩大社会公众股股东参与股东会的比例。
第二十六条 股东可以亲自出席股东会,也可以委托代理人代为出席和在授权范围内行使表决权。委托代理人出席的股东应当以书面形式委托代理人,由委托人签署或者由其以书面形式委托的代理人签署；委托人为法人的,应当加盖法人印章或者由其正式委任的代理人签署。
公司董事会、独立董事、持有百分之一以上有表决权股份的股东或者依照法律、行政法规或者公司股票上市地证券监管机构的规定设立的投资者保护机构可以公开征集股东投票权。征集股东投票权应当向被征集人充分披露具体投