飞凯材料:董事会议事规则(2024年12月)

上海飞凯材料科技股份有限公司
董事会议事规则
第一条 宗旨
为了进一步规范上海飞凯材料科技股份有限公司(以下简称“公司”)董事会的
议事方式和决策程序, 促使董事和董事会有效地履行其职责, 提高董事会规范
运作和科学决策水平, 根据《中华人民共和国公司法》和《上海飞凯材料科技
股份有限公司章程》(以下简称“《公司章程》”)等有关规定, 制订本规则。
第二条 董事会办公室
董事会下设董事会办公室, 处理董事会日常事务。
董事会秘书兼任董事会办公室负责人, 保管董事会和董事会办公室印章。
第三条 定期会议
董事会会议分为定期会议和临时会议。
董事会每年至少召开两次会议, 由董事长召集, 于会议召开10日以前书面通知
全体与会人员。经公司各董事一致书面同意, 可豁免上述条款规定的通知时限。
第四条 定期会议的提案
在发出召开董事会定期会议的通知前, 董事会办公室应当充分征求各董事的意
见, 初步形成会议提案后交董事长拟定。
董事长在拟定提案前, 应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的意见。
第五条 临时会议
有下列情形之一的, 董事会应当召开临时会议:
(一) 代表十分之一以上表决权的股东提议时;
(二) 三分之一以上董事联名提议时;
(三) 二分之一以上独立董事提议时;
(四) 监事会提议时;
(五) 总经理提议时;
(六) 董事长提议时。
第六条 临时会议的提议程序
按照前条规定提议召开董事会临时会议的, 应当通过董事会办公室或者直接向
董事长提交经提议人签字(盖章)的书面提议。书面提议中应当载明下列事项:
(一) 提议人的姓名或者名称;
(二) 提议理由或者提议所基于的客观事由;
(三) 提议会议召开的时间或者时限、地点和方式;
(四) 明确和具体的提案;
(五) 提议人的联系方式和提议日期等。
提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项, 与提案有关
的材料应当一并提交。
董事会办公室在收到上述书面提议和有关材料后, 应当于当日转交董事长。董
事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的, 可以要求提议人修改
或者补充。
第七条 会议的召集和主持

董事会会议由董事长召集和主持; 董事长不能履行职务或者不履行职务的, 由
过半数董事共同推举一名董事召集和主持。
第八条 会议通知
召开董事会定期会议和临时会议, 董事会办公室应当分别提前十日和五日将盖
有董事会办公室印章的书面会议通知, 通过直接送达、传真、电子邮件或者其
他方式, 提交全体董事和监事以及总经理、董事会秘书。非直接送达的, 还应
当通过电话进行确认并做相应记录。
经公司各董事同意, 可豁免上述条款规定的通知时限。
情况紧急, 需要尽快召开董事会临时会议的, 可以随时通过电话或者其他口头
方式发出会议通知, 但召集人应当在会议上作出说明。
第九条 会议通知的内容
书面会议通知应当至少包括以下内容:
(一) 会议的时间、期限、地点;
(二) 会议的召开方式;
(三) 拟审议的事项(会议提案);
(四) 会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议;
(五) 董事表决所必需的会议材料;
(六) 董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求;
(七) 联系人和联系方式;
(八) 发出通知的日期。
口头会议通知至少应包括上述第(一)、(二)项内容, 以及情况紧急需要尽快召开
董事会临时会议的说明。

会议通知应当提供足够的资料。两名及以上独立董事认为资料不完整或者论证
不充分的, 可以联名书面向董事会提出延期召开会议或者延期审议该事项, 董
事会应当予以采纳, 公司应当及时披露相关情况。
第十条 会议通知的变更
董事会定期会议的书面会议通知发出后, 如果需要变更会议的时间、地点等事
项或者增加、变更、取消会议提案的, 应当在原定会议召开日之前三日发出书
面变更通知, 说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三日的, 会议日
期应当相应顺延或者取得全体与会董事的认可后按期召开。
董事会临时会议的会议通知发出后, 如果需要变更会议的时间、地点等事项或
者增加、变更、取消会议提案的, 应当事先取得全体与会董事的认可并做好相
应记录。
第十一条 会议的召开
董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。
监事可以列席董事会会议; 总经理和董事会秘书未兼任董事的, 应当列席董事
会会议。会议主持人认为有必要的, 可以通知其他有关人员列席董事会会议。
第十二条 亲自出席和委托出席
董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的, 应当事先审阅会
议材料, 形成明确的意见, 书面委托其他董事代为出席。
委托书应当载明:
(一) 委托人和受托人的姓名;
(二) 委托人对每项提案的简要意见;
(三) 委托人的授权范围、有效期限和对提案表决意向的指示;
(四) 委托人的签字或盖章、日期等。

委托其他董事对定期报告代为签署书面确认意见的, 应当在委托书中进行专门
授权。
受托董事应当向会议主持人提交书面委托书, 在会议签到簿上说明受托出席的
情况。
董事未出席董事会会议, 亦未委托代表出席的或作出书面说明的, 视为放弃在
该次会议上的投票权。
第十三条 关于委托出席的限制
委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则:
(一) 在审议关联交易事项时, 非关联董事不得委托关联董事代为出席; 关联
董事也不得接受非关联董事的委托;
(二) 独立董事不得委托非独立董事代为出席, 非独立董事也不得接受独立董
事的委托;
(三) 董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况下全权
委托其他董事代为出席, 有关董事也不得接受全权委托和授权不明确的
委托;
(四) 一名董事不得接受超过两名董事的委托, 董事也不得委托已经接受两名
其他董事委托的董事代为出席。
第十四条 会议召开方式
董事会会议以现场召开为原则。必要时, 在保障董事充分表达意见的前提下,
经召集人(主持人)、提议人同意, 也可以通过视频、电话、传真或者电子邮件表
决等方式召开。董事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式召开。
非以现场方式召开的, 以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意见的董事、
规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票, 或者董事事后提交的曾
参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人数。
第十五条 会议审议程序
会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确的意见。
对于根据规定需要独立董事专门会议审议的提案, 会议主持人应当在讨论有关
提案前, 指定一名独立董事宣读独立董事的审议情况。
董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的, 会议主持人应当及时制止。
除征得全体与会董事的一致同意外, 董事会会议不得就未包括在会议通知中的
提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议的, 不得代表其他
董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。
第十六条 发表意见
董事应当认真阅读有关会议材料, 在充分了解情况的基础上独立、审慎地发表
意见。
董事可以在会前向董事会办公室、会议召集人、总经理和其他高级管理人员、
会计师事务所和律师事务所等有关人员和机构了解决策所需要的信息, 也可以
在会议进行中向主持人建议请上述人员和机构代表与会解释有关情况。
第十七条 会议表决
每项提案经过充分讨论后, 主持人应当适时提请与会董事进行表决。
会议表决实行一人一票, 董事会决议表决采取举手表决或记名投票方式。
董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其一,
未做选择或者同时选择两个以上意向的, 会议主持人应当要求有关董事重新选
择, 拒不选择的, 视为弃权; 中途离开会场不回而未做选择的, 视为弃权。
第十八条 表决结果的统计
与会董事表决完成后, 董事会办公室有关工作人员应当及时收集董事的表决票,
交董事会秘书在一名监事或者独立董事的监督下进行统计。若采用举手表决方
式的, 董事会秘书应当场作出统计。
现场召开会议的, 会议主持人应当当场宣布统计结果; 其他情况下, 会议主持
人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前, 通知董事表
决结果。
董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的, 其
表决情况不予统计。
第十九条 决议的形成
除本规则第二十条规定的情形外, 董事会审议通过会议提案并形成相关决议,
必须有公司全体董事人数过半数的董事对该提案投赞成票。法律、行政法规和
《公司章程》规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的, 从其规定。
不同决议在内容和含义上出现矛盾的, 以形成时间在后的决议为准。
第二十条 回避表决