浙江恒威:董事会秘书工作制度

浙江恒威电池股份有限公司
董事会秘书工作制度
（本工作制度于 2024 年 4 月 26 日由浙江恒威电池股份有限公司
第三届董事会第六次会议通过）
第一章 总 则
第一条 为进一步规范浙江恒威电池股份有限公司（以下简称“公司”）董
事会秘书的工作职责和程序，促使董事会秘书更好地履行职责，根据《中华人民共和国公司法》《浙江恒威电池股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的有关规定，制定本制度。
第二条 公司设董事会秘书一名，董事会秘书应由公司董事、副总经理、财
务负责人或公司章程规定的其他高级管理人员担任。董事会秘书为公司高级管理人员，对董事会负责。公司应当为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、财务负责人及其他高级管理人员和公司相关人员应当支持、配合董事会秘书工作。
第三条 董事会秘书对公司负有诚信和勤勉义务，不得利用职权为自己或他
人谋取利益。
第四条 公司董事会在聘任董事会秘书的同时，委任一名证券事务代表，协
助董事会秘书履行职责。
第五条 公司董事会秘书和证券事务代表均应遵守本制度的规定。
第二章 董事会秘书的聘任、解聘及任职资格
第六条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或解聘。
公司董事或其它高管人员可以兼任董事会秘书。董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作出的，则该兼任董事及董事会秘书的人不得以双重身份作出。
第七条 董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验，其任职资格为：

（一）具有大学专科以上学历，从事秘书、管理、股权事务等工作 3 年以上；
（二）具有有关财务、税收、法律、金融、企业管理等方面的专业知识和经验；
（三）具有良好的个人品质，良好的沟通技巧和灵活的处事能力；
（四）有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：
（1）有《中华人民共和国公司法》规定的不得担任公司董事、监事及高级管理人员的情形；
（2）最近三年受到过中国证监会的行政处罚；
（3）最近三年受到过证券交易所公开谴责或三次以上通报批评；
（4）本公司现任监事；
（5）公司聘请的会计师事务所的注册会计师和律师事务所的律师；
（6）被中国证监会采取不得担任上市公司董事、监事、高级管理人员的市场禁入措施，期限尚未届满；
（7）被证券交易场所公开认定为不适合担任上市公司董事、监事和高级管理人员，期限尚未届满；
（8）中国证监会及证券交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。
第八条 公司应在原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。
第九条 公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人
员代行董事会秘书的职责，同时尽快确定董事会秘书人选。董事会秘书空缺期间超过三个月之后，董事长应当代行董事会秘书职责，直至公司正式聘任董事会秘书。
第十条 公司聘任董事会秘书，须报深圳证券交易所备案及时公告，并提供
以下文件：
（一）董事会推荐书，包括被推荐人符合董事会秘书任职资格的说明、现任职务、工作表现及个人品德等内容；
（二）被推荐人的个人简历、学历证明复印件；
（三）董事会的聘任书；
（四）董事会秘书的通讯方式，包括办公电话、住宅电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。

（五）董事会秘书资格证书
董事会秘书应当保证公司、公司股东及深圳证券交易所可以随时与其联系。
第十一条 董事会秘书出现以下情形之一的，董事会可以将其解聘：
（一）连续三个月以上不能履行职责；
（二）在执行职务时出现重大错误或疏漏，给公司或投资者造成重大损失；
（三）有违反国家法律法规、公司章程有关规定的行为，给公司或投资者造成重大损失；
（四）中国证监会及证券交易所认为不应当继续担任董事会秘书的其他情形。
第十二条 公司董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由。
第十三条 公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在
任职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规的信息除外。董事会秘书离任前，应当接受董事会、监事会的离任审查，将有关档案文件、正在办理或待办理事项，在公司监事会的监督下移交。公司在聘任董事会秘书时与其签订保密协议，要求其承诺在离任后持续履行保密义务直至有关信息公开披露为止。
第十四条 董事会秘书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行
其职责，在此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务负有的责任。
第三章 董事会秘书的职责
第十五条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行以下职责：
（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；
（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、证券服务机构、媒体等之间的信息沟通；
（三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董事会会议记录工作并签字确认；
（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信息出现泄露时，及时向深圳证券交易所报告并公告；
（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会及时回复本所问询；
（六）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法规和本所相关规则的培训，协助前述人员了解各自在信息披露中的权利和义务；
（七）督促董事、监事和高级管理人员遵守证券法律法规、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第 2 号——创业板上市公司规范运作》、深圳证券交易所其他相关规定及公司章程，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作出或者可能作出违反有关规定的决议时，应当予以提醒并立即如实向本所报告；
（八）《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国证券法》、中国证监会和深圳证券交易所要求履行的其他职责。
第十六条 董事会秘书应参加董事会会议，制作会议记录并签字。
第十七条 董事会秘书负责组织协调公司董监高持有本公司股份及其变
动管理工作，督促公司制定专项制度，管理公司董监高的身份及所持本公司股份的数据和信息，统一为董监高办理个人信息的网上申报，并定期检查董监高买卖本公司股票的披露情况，对董监高违规买卖公司股票行为提请董事会对其采取问责措施。
第十八条 董事会秘书负责协助公司制定资本市场发展战略，筹划并实施资
本市场融资、并购重组、股权激励等事宜，推动公司消除同业竞争，减少关联交易，进行有效市值管理，建立长期激励机制。
第十九条 董事会秘书负责保管公司股东名册、董事名册及董事、监事、高
级管理人员持有公司股票的资料，以及董事会、股东大会的会议文件和会议记录等。
第二十条 董事会秘书应协助董事、监事和高级管理人员了解信息披露相关
法律、法规、规章和公司章程对其设定的责任。
第二十一条 董事会秘书应促使董事会依法行使职权；在董事会拟作出的决
议违反法律、法规、规章、公司章程时，应当提醒与会董事，并提请列席会议的监事就此发表意见；如果董事会坚持作出上述决议，董事会秘书应将有关监事和其个人的意见记载于会议记录。
第二十二条 董事会秘书应履行《中华人民共和国公司法》等法律法规、证
券监管部门和证券交易所要求履行的其他职责。

第四章 绩效评价
第二十三条 董事会秘书应严格履行职责，接受公司董事会、监事会的指导
考核。
第二十四条 公司根据董事会秘书工作业绩对其进行绩效评价与考核。
第五章 附 则
第二十五条 本制度所称“以上”、“以内”、“之前”含本数，“超过”、
“低于”不含本数。
第二十六条 本制度未尽事宜，按照《中华人民共和国公司法》《中华人民
共和国证券法》等法律、行政法规、部门规章及规范性文件和《公司章程》的有关规定和要求执行。
第二十七条 本制度如与法律、行政法规、部门规章及规范性文件和《公司
章程》的内容相抵触时，应按法律、行政法规、部门规章及规范性文件和《公司章程》的有关规定执行。
第二十八条 本制度经董事会会议通过之日起生效实施，修改时亦同。
第二十九条 本制度由公司董事会负责解释。
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