汉仪股份:独立董事专门会议制度

北京汉仪创新科技股份有限公司
独立董事专门会议制度
第一章 总则
第一条 为了规范北京汉仪创新科技股份有限公司（以下简称“公司”）的法
人治理结构，充分发挥独立董事在公司治理中的作用，根据《上市
公司独立董事管理办法》《深圳证券交易所创业板股票上市规则》
《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第 2 号--创业板上市公司规
范运作》以及《北京汉仪创新科技股份有限公司章程》（以下简
称“《公司章程》”）的有关规定，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 独立董事专门会议是指全部由公司独立董事参加，为履行独立董
事职责专门召开的会议。
第二章 职责权限
第三条 独立董事行使下列特别职权应当经独立董事专门会议审议，并经
全体独立董事过半数同意：
(一) 独立聘请中介机构，对公司具体事项进行审计、咨询或者核
查；
(二) 向董事会提议召开临时股东大会；
(三) 提议召开董事会会议。
独立董事行使第一款所列职权的，公司应当及时披露。上述职权
不能正常行使的，公司应当披露具体情况和理由。
第四条 下列事项应当经独立董事专门会议审议，并经全体独立董事过半
数同意后，提交董事会审议：
(一) 应当披露的关联交易；
(二) 公司及相关方变更或者豁免承诺的方案；
(三) 被收购上市公司董事会针对收购所作出的决策及采取的措施；
(四) 法律、行政法规、中国证监会规定和《公司章程》规定的
其他事项。
第五条 独立董事专门会议可以根据需要研究讨论公司其他事项。
第三章 议事规则
第六条 公司应当定期召开独立董事专门会议， 定期会议每年至少召开一
次。经召集人或过半数独立董事提议时，可以召开临时会议。
第七条 独立董事专门会议的通知及相关资料应于会议召开前三日送达全
体独立董事，遇有紧急事项，可以通过电话等其他口头方式随时
通知全体独立董事，并于独立董事专门会议召开时以书面方式确
认。专门会议通知应至少包括以下内容：
(一) 会议召开时间、地点；
(二) 会议期限；
(三) 会议需要讨论的议题；
(四) 会议联系人及联系方式；
(五) 会议通知的日期。
第八条 在保证全体参会独立董事能够充分沟通并表达意见的前提下，独
立董事专门会议可以采用现场或者视频、电话等通讯方式召开。
第九条 独立董事专门会议应当由过半数独立董事共同推举一名独立董事
召集和主持；召集人不履职或者不能履职时，两名及以上独立董
事可以自行召集并推举一名代表主持。
第十条 独立董事原则上应当亲自出席独立董事专门会议，如有特殊情况，
应当事先审阅会议材料，形成明确的意见，并书面委托其他独立
董事代为出席会议并行使表决权。
第十一条 独立董事专门会议由三分之二以上独立董事出席或委托出席方
可 举行。独立董事认为必要时，可以邀请公司非独立董事及高
级管理人员列席独立董事专门会议。独立董事专门会议的表决，
实行一人一票。表决方式为记名投票表决。
第十二条 独立董事专门会议应当制作会议记录，独立董事的意见应当在
会议记录中载明，独立董事应当对会议记录签字确认。独立董
事发表独立意见的，所发表的意见应当明确、清晰，发表的结
论性意见包括同意意见、保留意见及其理由、反对意见及其理
由、无法发表意见及其障碍。提出反对意见或者无法发表意见
的，相关独立董事应当明确说明理由及依据、议案所涉事项的
合法合规性、可能存在的风险以及对公司和中小股东权益的影
响等。
第十三条 独立董事专门会议的会议档案，包括并不限于：会议通知、会
议材料、会议签到簿、独立董事代为出席的授权委托书、表决
票、决议、经与会独立董事签字确认的会议记录等，由董事会
秘书负责保存。独立董事专门会议的会议档案保存期限至少为
十年。
第十四条 公司应当保证独立董事专门会议的召开，并提供所必需的工作
条件。公司应当保障在独立董事召开专门会议前提供公司相关
经营资料，组织或者配合开展实地考察等工作。公司应当为独
立董事履行职责提供必要的工作条件和人员支持，指定董事会
办公室、董事会秘书等协助独立董事专门会议的召开。公司应
当承担独立董事专门会议要求聘请专业机构及行使其他职权时
所需的费用。
第十五条 出席会议的独立董事对会议所议事项负有保密义务，不得擅自
披露有关信息。
第四章 附则
第十六条 本制度未尽事宜，按国家有关法律、法规、规范性文件、《公
司章程》《独立董事工作制度》 的规定执行。
第十七条 本制度所称“以上”包含本数，“过半”不含本数。
第十八条 本制度由董事会制定，经董事会批准后生效，修改时亦同。
第十九条 本制度由公司董事会负责解释。
北京汉仪创新科技股份有限公司董事会
2024年4月22日